COVID-19 – L’Ordonnance du 20 mai 2020 permet au syndic de décider la tenue d’une assemblée générale par visioconférence et/ou par vote par correspondance, jusqu’au 31 janvier 2021

Publié par SEO690101 le

Note juridique du 8 juin 2020

COVID-19 – L’Ordonnance du 20 mai 2020 permet au syndic de décider la tenue d’une assemblée générale par visioconférence et/ou par vote par correspondance, 

jusqu’au 31 janvier 2021

La loi du 23 mars 2020, prise au début du confinement de la population afin de lutter contre la propagation de l’épidémie de COVID-19, autorise notamment le gouvernement à prendre toute mesure d’adaptation du droit de la copropriété, en ce qui concerne la poursuite des mandats de syndic et la tenue des assemblées générales.

L’ordonnance du 25 mars 2020 prévoit le renouvellement automatique des mandats de syndic dont le terme expire entre le 12 mars et le 24 juin 2020, en précisant que l’assemblée générale devra se tenir avant le 24 novembre 2020.

La rémunération complémentaire du syndic s’applique au prorata de la durée du renouvellement, par référence au mandat en cours.

L’ordonnance du 20 mai 2020 (n°2020-595) prolonge tout d’abord le renouvellement automatique des contrats de syndic dont le terme expire désormais jusqu’au 23 juillet 2020, en reportant la date limite de tenue de l’assemblée générale au 31 janvier 2021.

En outre, cette ordonnance autorise les syndics à tenir, jusqu’au 31 janvier 2021, des assemblées générales sans la présence physique des copropriétaires, lesquels voteront soit par correspondance soit par visioconférence. 

Ce dispositif est prévu depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018 et le décret du 27 juin 2019. 

Mais il appartenait à l’assemblée générale de le décider préalablement à sa mise en œuvre.

Alors que l’ordonnance du 20 mai 2020 confère ce pouvoir au syndic, exclusivement.

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  1. La convocation à l’assemblée générale

Quelles sont les modalités à respecter dans la convocation lorsque le syndic décide de recourir au vote par visioconférence ou par correspondance ?

  • Si la convocation a déjà été envoyée

Si la convocation a déjà été envoyée aux copropriétaires, l’ordonnance du 20 mai 2020 permet quand même au syndic de décider de recourir à ce mécanisme de vote (correspondance ou visioconférence).

Il faut alors en informer les copropriétaires par LRAR (ou lettre recommandée électronique) au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Mais l’ordonnance précise qu’il s’agit du délai préalable à la « réception avec certitude » de cette information.

Par précaution, il faut s’assurer que tous les copropriétaires vont bien réceptionner leur LRAR ou LRE au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Ce qui est assez délicat en pratique, et risque de compromettre l’utilisation de ce procédé lorsque les convocations ont déjà été envoyées.

D’autant que les copropriétaires pourraient reprocher au syndic les frais d’envoi supplémentaires.

  • Information des modalités de vote dans la convocation

Bien entendu, le syndic peut utiliser ce procédé lorsque la convocation n’a pas encore été envoyée aux copropriétaires. Ce qui est préférable.

Il n’y a pas lieu d’indiquer le lieu de la réunion, puisqu’aucun copropriétaire ne sera présent physiquement à l’assemblée.

La convocation doit préciser que les copropriétaires participent à l’assemblée générale par visioconférence (ou tout autre moyen de communication électronique déterminé), avec la possibilité de voter par correspondance.

Si l’organisation du vote par visioconférence s’avère impossible, la convocation peut préciser que le vote se fera uniquement par correspondance.

  • Contenu de la convocation en cas de vote par visioconférence

Le mécanisme du vote par visioconférence (ou par tout autre moyen de communication électronique) a été instauré par la loi ELAN du 23 novembre 2018 (créant l’article 17-1 A).

La loi ELAN précise qu’un décret définira les modalités d’identification des copropriétaires.

Or, le décret du 27 juin 2019 prévoit que les modalités d’identification des copropriétaires sont fixées par l’assemblée générale, et précise que les frais d’installation de ce mécanisme sont supportés par la copropriété. 

Le vote par visioconférence est donc possible dès lors que l’assemblée générale a préalablement autorisé ce procédé en fixant les modalités d’identification des copropriétaires (par exemple, notification individualisée par le syndic de l’URL de connexion, en LRAR ou LRE, au moins 3 jours avant l’assemblée générale).

Par dérogation, afin d’assurer la tenue d’assemblée générale en dépit de la situation sanitaire actuelle, l’ordonnance du 20 mai 2020 permet au syndic d’imposer à l’ensemble des copropriétaires le vote par visioconférence, même si l’assemblée générale ne l’a pas admis préalablement.

Cette dérogation est limitée dans le temps : l’assemblée générale doit alors se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.

Il appartient alors au syndic de fixer les modalités d’identification des copropriétaires, à préciser dans la convocation.

Afin d’éviter au mieux le risque d’annulation ultérieure de l’assemblée générale, il est indispensable de s’assurer a minima que chaque copropriétaire a été en mesure de se connecter à l’assemblée générale se déroulant en visio. 

Si certains copropriétaires ne disposent pas d’un accès à internet (il en existe encore !) ou ne sont pas équipés de support leur permettant de participer en visio à l’assemblée (ils sont sans doute bien plus nombreux !), la tenue d’une telle assemblée générale s’avère périlleuse et risquée.

Dans ce cas, la convocation doit préciser que les copropriétaires peuvent également voter par correspondance.

  • Contenu de la convocation en cas de vote par correspondance

Le mécanisme du vote par correspondance a également été instauré par la loi ELAN du 23 novembre 2018 (nouvel article 17-1 A, alinéa 2).

La loi ELAN précise qu’un décret établira le formulaire du vote par correspondance.

On se demande quelle est la nécessité d’un tel formulaire. Il suffirait de prévoir une case à cocher sous chaque résolution (vote pour / contre / abstention).

Le décret du 27 juin 2019, censé définir les nouvelles modalités de vote, ne prévoit pas ce formulaire.

L’ordonnance du 30 octobre 2019 (portant réforme de la copropriété) indique que le formulaire doit être conforme un modèle qui sera fixé par arrêté.

Or, on attend toujours cet arrêté…

Dans ces conditions, en l’absence de « modèle de formulaire » à fixer par arrêté, il semblerait que le vote par correspondance ne soit pas possible actuellement.

En tous cas, un tel vote risque d’être contestable ultérieurement si les modalités choisies ne sont pas strictement conformes au modèle du formulaire à venir.

Pourtant, l’ordonnance du 20 mai 2020 permet au syndic de proposer le vote par correspondance (en plus du vote par visioconférence), ou même de l’imposer si le vote par visioconférence s’avère impossible à mettre en place.

La convocation doit alors contenir un formulaire de vote individualisé, à établir par le syndic.

Chaque formulaire doit mentionner le nom du/des copropriétaire(s) indivis avec l’indication du/des lot(s) concerné(s).

A mon sens, le formulaire doit reprendre simplement le texte des résolutions mises à l’ordre du jour en indiquant sous chacune d’entre elles une case à cocher (vote pour / contre / abstention).

Le formulaire devrait préciser en préambule qu’une seule case est à cocher pour chaque résolution, et qu’à défaut le vote sera réputé défaillant, pour éviter toute confusion.

Il faut en outre indiquer dans la convocation que les formulaires sont à retourner au syndic par les copropriétaires ayant opté pour ce type de vote, en LRAR (ou en LRE si le copropriétaire concerné à accepter cette forme de notification).

La convocation doit indiquer un certain délai pour retourner le formulaire, avant la tenue de l’assemblée générale.

Ce qui est délicat. Le délai ne doit pas être trop court pour permettre aux copropriétaires de prendre le temps de la réflexion avant de voter (étude des annexes) et de retourner par voie postale leur formulaire.

Le délai ne doit pas être trop long afin de s’assurer que le syndic a bien réceptionné le formulaire avant la tenue de l’assemblée générale.

Ces difficultés dans la détermination des modalités de vote par correspondance, témoignent du risque d’utiliser ce procédé avant l’arrêté fixant le formulaire type (qui empêcherait tout risque de contestation ultérieure).

Un copropriétaire pourrait en effet ultérieurement contester les modalités de vote par correspondance fixées par le syndic, en soutenant ne pas avoir été en mesure de participer au vote, afin de remettre en cause la validité de l’assemblée générale.

Les syndics les plus précautionneux pourraient décider d’attendre le fameux arrêté fixant le modèle de formulaire, pour éviter tout risque de contestation de l’assemblée générale.

Surtout si la tenue de cette assemblée n’est pas urgente.

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  1. Tenue de l’assemblée générale

L’ordonnance du 20 mai 2020 déroge aux modalités d’élection du bureau de l’assemblée générale (le Président de séance, le/les scrutateur(s) et le secrétariat de séance).

En cas de recours à la visioconférence, l’élection du bureau est possible.

Dans ce cas, chaque membre du bureau devra signer le procès-verbal dans les 8 jours suivants la tenue de l’assemblée générale, et le Président de séance doit certifier exacte la feuille de présence.

En cas de vote exclusivement par correspondance, l’ordonnance du 20 mai 2020 prévoit que les missions du Président de séance incombent au Président du conseil syndical, ou à défaut à l’un des membres du conseil syndical (s’il n’y a pas de Président).

En l’absence de conseil syndical, ces missions incombent à un copropriétaire votant, choisi librement par le syndic.

Naturellement, comme il n’y a pas de tenue d’assemblée générale, il n’y a pas lieu de désigner un scrutateur et un secrétaire de séance. La rédaction du procès-verbal incombe d’office au syndic.

Enfin, pour faciliter le quorum requis, l’ordonnance du 20 mai 2020 prévoit une dérogation au quantum maximal des voix détenues par le copropriétaire disposant de pouvoirs.

Lorsque le syndic décide de tenir une assemblée générale en visio et/ou par vote par correspondance, chaque copropriétaire peut détenir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) n’excède pas 15% du nombre total des voix de tous les copropriétaires.

Alors que la loi ELAN avait déjà augmenté ce seuil à 10% (il était auparavant de 5%).

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