« Modalités de renouvellement des contrats de syndic durant l’état d’urgence sanitaire – COVID-19

Publié par SEO690101 le

Note juridique du 27 mars 2020 

POURSUITE DES CONTRATS DE SYNDIC DURANT L’ETAT D’URGENCE SANITAIRE (COVID-19) 

L’ordonnance du 25 mars 2020 a été prise dans le contexte actuel de confinement de la population en raison de l’épidémie de COVID-19. 

En ce qui concerne les contrats de syndic, pour éviter la tenue d’assemblée générale durant cette période aux fins de renouveler les mandats, cette ordonnance prévoit le renouvellement automatique des mandats expirant avant le 24 juin 2020. 

Le renouvellement des mandats sera temporaire, et se fera jusqu’à la prochaine assemblée générale ordinaire ; laquelle devra se tenir au plus tard le 24 novembre 2020. 

Il n’est donc pas nécessaire de convoquer les assemblées générales pendant la période de crise sanitaire actuelle, définie par le gouvernement comme l’état d’urgence sanitaire. 

Cette note juridique présente : 

– la situation pour les mandats de syndic expirant au plus tard le 24 juin 2020 (ou 1 mois avant la fin de l’état d’urgence sanitaire s’il est prolongé) (§1)

– la situation en cas de prolongement de l’état d’urgence sanitaire (§2)

– la situation pour les mandats de syndic expirant après le 25 juin 2020 (ou 1 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire s’il est prolongé) (§3)

– un tableau récapitulatif (§4). 

1. Situation pour les mandats de syndic expirant entre le 12 mars et le 24 juin 2020(ou 1 mois avant la fin de l’état d’urgence sanitaire s’il est prolongé) 

Il est exposé ci-après la situation pour les mandats venant à expiration entre le 12 mars et le 24 juin 2020. 

Si l’état d’urgence sanitaire est prolongé ultérieurement, cette situation s’appliquera aux mandats dont le terme expire jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence ainsi prolongé. 

L’ordonnance du 25 mars 2020 

L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 (publié au journal officiel du 26 mars 2020) prévoit le renouvellement des contrats de syndic en raison de l’état d’urgence sanitaire qui vient d’être décrété pour faire face à l’épidémie de covid-19. 

L’état d’urgence sanitaire est entré en vigueur le 24 mars 2020 (date de publication de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020) pour une durée de deux mois, expirant le 24 mai 2020. Cette durée pourra être prorogée par une loi ultérieure, comme il sera expliqué ci-après au point 2. 

L’ordonnance du 25 mars 2020 prévoit que le contrat de syndic qui expire entre le 12 mars 2020 et un délai d’un mois à compter de la fin de l’état d’urgence sanitaire, est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. 

Cette ordonnance prévoit également que la prise d’effet du nouveau contrat de syndic intervient, au plus tard six mois après la date de fin de l’état d’urgence sanitaire. 

Ce qui signifie que les contrats de syndic qui expirent entre le 12 mars et le 24 juin 2020 inclus, sont renouvelés de plein droit jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat de syndic qui sera voté lors de la prochaine assemblée générale. 

Cette assemblée générale devra se tenir au plus tard le 24 novembre 2020. 

Il convient d’attendre la fin de l’état d’urgence sanitaire pour convoquer les assemblées générales 

Lorsque les mandats viennent à expiration entre le 12 mars et le 24 juin 2020, il n’y a pas lieu de s’affoler en convoquant une assemblée générale dans le contexte actuel. 

Le contrat de syndic se poursuivra jusqu’à la date de cette assemblée générale, qui pourra se tenir jusqu’au 24 novembre 2020.

Ce qui laisse largement le temps au syndic de convoquer ces assemblées générales après la levée de l’état d’urgence, dont le terme est actuellement prévu au 24 mai 2020. 

Il est donc recommandé de ne pas convoquer actuellement les assemblées générales dans le contexte actuel. 

Les copropriétaires pourraient ultérieurement en solliciter l’annulation, prétextant ne pas avoir été en mesure d’y participer au vu des mesures actuelles de confinement de la population. 

Il est vrai que la loi ELAN du 23 novembre 2018 permet le vote par correspondance et par visioconférence. 

Certains syndics peuvent être tentés d’utiliser ces nouveaux moyens pour tenir leurs assemblées générales en dépit du contexte actuel. 

Or, au vu des décrets d’application de la loi ELAN, il faut que l’assemblée générale ait approuvé antérieurement ces procédés, et en les encadrant. 

Si ce n’est pas le cas, il est fortement déconseillé d’utiliser ces nouveaux procédés actuellement, afin d’éviter l’annulation ultérieure des assemblées générales qui se seraient tenues dans le contexte actuel. 

D’autant qu’en décidant de plein droit le renouvellement des mandats de syndic, cette nouvelle ordonnance rend inutile la tenue d’une assemblée générale dans le contexte actuel. 

• Quid de la rémunération des syndics durant cette période ? 

L’ordonnance du 25 mars 2020 indique que durant cette période, le contrat de syndic est « renouvelé dans les mêmes termes ». 

L’ordonnance emploie le terme de renouvellement du contrat. Le terme employé n’est pas la prolongation ou la poursuite du contrat de syndic. 

Sur le plan juridique, s’agissant d’un « renouvellement » du mandat et non de sa poursuite ou de sa prolongation, il y a lieu en principe à solliciter une rémunération complémentaire pour la période de renouvellement. Une telle rémunération complémentaire est légitime, du fait du renouvellement du mandat. De la même façon, le syndic obtient une nouvelle rémunération en cas de renouvellement classique de son mandat voté par l’assemblée générale. 

En principe, du fait du renouvellement de son mandat, le syndic doit être en mesure de solliciter une rémunération complémentaire pour la période courant du terme de son contrat jusqu’à la date de l’assemblée générale ordinaire qui en votera son renouvellement. 

Cette rémunération complémentaire sera calculée au prorata de la période, sur la base du même forfait que celui du contrat en cours (qui est renouvelé dans les mêmes termes). 

Prenons l’exemple d’un mandat de syndic qui vient à son terme le 1er juin 2020. Après la fin de l’état d’urgence sanitaire et le confinement de la population, le syndic convoque une assemblée générale pour le 1er octobre 2020 (ayant notamment pour objet de voter le renouvellement de son mandat). 

Le syndic pourra légitimement prétendre à une rémunération complémentaire pour la période courant du 1er juin 2020 au 1er octobre 2020. 

Même si, lors de l’assemblée générale du 1er octobre 2020, un nouveau syndic est désigné en remplacement. 

Il conviendra d’actualiser le budget pour tenir compte de cette rémunération complémentaire.

Enfin, il est à noter que l’ordonnance du 25 mars 2020 est silencieuse sur l’obligation de tenir une assemblée générale dans les 6 mois de la clôture des comptes. 

Cette obligation est donc suspendue du fait des nouvelles dispositions de l’ordonnance qui viennent déroger à la loi du 10 juillet 1965 et ce, de façon expresse. 

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2. Situation en cas de prolongement de l’état d’urgence sanitaire 

La loi du 23 mars 2020 qui ordonne l’état d’urgence sanitaire pour une période de deux mois, courant du 24 mars au 24 mai 2020 inclus, prévoit qu’une loi ultérieure pourra prolonger cette période. 

Dans ce cas, les dates prévues actuellement pour le renouvellement des contrats de syndic en cours, seront automatiquement prolongées. 

L’ordonnance du 25 mars 2020 évoque le renouvellement automatique des mandats de syndic expirant jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire (fixée au 24 mai 2020) ; c’est- à-dire aux mandats de syndic expirant avant le 24 juin 2020. 

Si l’état d’urgence sanitaire est prolongé, le renouvellement automatique s’appliquera aux mandats de syndic expirant jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence ainsi prolongé. 

Par exemple, si le gouvernement décide au mois de mai prochain de prolonger l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 1er juillet 2020 ; dans ce cas les contrats de syndic qui expirent avant le 1er août 2020 (un mois après la fin de l’état d’urgence) seront renouvelés automatiquement. 

L’ordonnance du 25 mars précise que le renouvellement se poursuivra jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat de syndic qui sera voté lors de la prochaine assemblée générale, dans les 6 mois qui suivent la fin de l’état d’urgence sanitaire (actuellement, jusqu’au 24 novembre 2020). 

De la même manière, si l’état d’urgence est prolongé, la date limite pour la tenue de cette assemblée générale sera automatiquement prolongée de la même durée. 

En reprenant mon exemple, si l’état d’urgence est prolongé jusqu’au 1er juillet 2020, l’assemblée générale qui votera le renouvellement du contrat de syndic devra se tenir au plus tard le 1er janvier 2021 (6 mois après la fin de l’état d’urgence). 

En conséquence, il n’y aura pas lieu à se précipiter à la fin de la période de confinement pour convoquer les assemblées générales qui n’auront pas pu se tenir durant cette période. Les syndics auront 6 mois pour tenir ces assemblées générales. 

Mais il n’en n’est pas de même pour les contrats dont le terme est postérieur au 24 juin 2020 (ou plus d’un mois après la fin de l’état d’urgence). 

3. Situation pour les mandats expirant à compter du 25 juin 2020 (ou plus d’un mois après la fin de l’état d’urgence s’il est prolongé) 

L’ordonnance du 25 mars 2020 ne s’applique pas aux mandats qui expirent à compter du 25 juin 2020. 

Si l’état d’urgence est prolongé, l’ordonnance du 25 mars 2020 ne s’appliquera pas aux mandats de syndic qui expirent plus d’un mois après. 

Pour ces mandats, la situation classique est maintenue. 

Il faut adresser les convocations aux assemblées générales avant la fin du mandat, même si l’assemblée générale se tient ultérieurement. 

En conséquence, dès la fin de la période de l’état d’urgence sanitaire (qu’elle soit prolongée ou non), il faudra convoquer en priorité les assemblées générales pour voter le renouvellement des mandats qui expirent plus d’un mois après la fin de cette période. 

Et ce, afin d’éviter que les immeubles concernés se retrouvent dépourvus de syndic ! 

Prenons l’exemple d’un mandat de syndic dont le terme est le 30 juin 2020. 

La fin de l’état d’urgence sanitaire est actuellement fixée au 24 mai 2020. 

Il faudra convoquer avant le 30 juin 2020 l’assemblée générale de cet immeuble, pour éviter que le mandat soit expiré avant l’envoi des convocations. 

Alors que, pour un mandat dont le terme est le 15 juin 2020, le syndic aura jusqu’au 24 novembre 2020 pour tenir l’assemblée générale (son mandat sera renouvelé automatiquement durant cette période). 

On en vient à la drôle de situation où, à la fin de l’état d’urgence, on convoquera en priorité les assemblées générales dont les mandats expirent plus tard ! Cass.3ème Civ, 19 octobre 2017, n°16-24.616

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4. Tableau récapitulatif ​

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